Zur Identifikation (und teilweise auch Authentikation) der Benutzer dienen Ausweiskarten oder "Transponder" (Chipanhänger), welche von den Leseeinheiten ausgelesen werden. Zum Einsatz sollten Ausweise bzw. Transponder mit hohem Verschlüsselungsgrad sowie ausreichender Kapazität, die ggfs. für den parallelen Betrieb von anderen Anwendungen wie z. B. Zeiterfassung oder Kantinenabrechnung erforderlich ist.
Ein berechtigter Zutritt findet dadurch statt, dass der Träger eines Ausweises den Ausweis an einen Leser führt. Der Leser meldet die Ausweis- ID an seine Steuereinheit weiter. Wenn diese den Ausweis als für diese Tür berechtigt identifiziert, wird eine Verriegelungskomponente ausgelöst, die die Tür öffnet.
Sind bereits Ausweiskarten bzw. Transponder aus anderen Anwendungen im Einsatz, lassen sich diese meistens auch für ein elektronisches Schließsystem nutzen. Dies gilt hauptsächlich für RFID-Identmittel aus dem 13,56 MHz-Bereich (Mifare, Legic und HID).
Grundlegend ist, dass theoretisch jeder Nutzer eines Ausweises oder eines Transponders an jedem Zutritts-Leser bzw. elektronischen Zylinder berechtigt werden kann. Diese freie Verfügbarkeit wird durch die elektronische Programmierung so eingeschränkt, dass ein Schließplan entsteht. Dass bei einigen Systemen zusätzlich noch eine mechanische Kontrolle erfolgt, hat auf diese Festlegung keinen Einfluss.
Ein weiteres Kriterium ist, dass jeder Identmittelträger ein elektronisches Unikat ist und individuell berechtigt und gelöscht werden kann. Verfügt das System über einen Ereignisspeicher, lassen sich dadurch auch die letzten Ereignisse kontrollieren.